Sposoby dystrybucji e-faktur

Najważniejszą usługą z zakresu dystrybucji e-dokumentów jest usługa ich doręczania. Obejmuje to również e-faktury sprzedażowe, które są rozliczane na podstawie doręczonych e-dokumentów. Za doręczenie takich faktur uznaje się tylko te dokumenty, które zostały doręczone oraz nie uzyskały w dalszej kolejności statusu niedoręczonych. Oznacza to w praktyce, że system dystrybucji nie otrzymał z serwera pocztowego powiadomienia o niedostarczeniu wiadomości e-mail, która dotyczyła wysyłki tego właśnie dokumentu.

Na czym polega e-dystrybucja dokumentów?

polecana dystrybucja e-fakturRozliczanie usług może odbywać się na podstawie liczby doręczonych e-dokumentów, w tym również e-faktur, jest także standardowo dokonywane na podstawie raportu z systemu raz w miesiącu. Korzystnym wyborem może być polecana dystrybucja e-faktur. Zintegrowane usługi doręczania e-dokumentów, w tym również e-faktur obejmują generowanie albo import e-dokumentów w postaci pliku PDF przez plik XML na specjalną platformę z poziomu systemu źródłowego. Umożliwia to podpisanie wygenerowanego e-dokumentu podpisem kwalifikowanym z poziomu systemu źródłowego albo z poziomu platformy do wysyłki. Dodatkowo w niektórych przypadkach możliwe jest jednoczesne oznakowanie kwalifikowanym systemowym znacznikiem czasu na wygenerowanym e-dokumencie, w tym e-fakturze. Oprócz tego specjalne systemy umożliwiają archiwizację e-faktur w postaci pliku PDF i XML, a także z wybranymi metadanymi przez ustalony czas, na przykład 5 lat albo 7 lat. Dodatkowo możliwa jest wysyłka e-faktur do odbiorcy wraz z opcją śledzenia rezultatów wysyłki po stronie platformy oraz systemu źródłowego. Możliwa jest także wielowymiarowa parametryzacja sposobu wysyłki do pojedynczego odbiorcy, co w niektórych przypadkach może się przekładać na znacznie wygodniejszą obsługę.

Oprócz wymienionych możliwości, standardowo możliwe jest także archiwizowanie e-faktur w formie pliku PDF i XML z wybranymi metadanymi na koncie odbiorcy e-dokumentów od nadawcy. Część opcji dystrybucji umożliwia także skorzystanie z metody Web Service do pobrania odebranych e-faktur w koncie odbiorcy do jego firmowego systemu ERP. Z tego właśnie powodu tak znaczące jest wybranie rzetelnej oraz korzystnej dla obu stron formy dystrybucji e-faktur. Powinna być to opcja wygodna zarówno dla sprzedawcy, jak i odbiorcy faktury.